Los Requisitos de Seguridad de las Instalaciones (FSR, por sus siglas en inglés) representan estándares mínimos específicamente para el almacenamiento seguro o almacenamiento en tránsito, dentro de una cadena de suministro.
Los usuarios típicos de los Estándares TAPA incluyen:
En los FSR se especifican tres niveles de clasificación en el proceso de certificación:
La implantación de un Sistema de Seguridad FSR de TAPA implica llevar a cabo varias fases. Para garantizar una máxima eficacia es fundamental realizar una buena planificación de la implantación.
Sirve como punto de partida para analizar en qué medida la gestión actual se ajusta a los requisitos de la norma de referencia y establecer un plan de trabajo. En esta fase se realizará una revisión de la gestión de la actual y su comparación con la norma de referencia. Se extraerán propuestas de mejora y puntos débiles de la organización que habrá que subsanar de cara a la certificación.
Durante la implantación debe estar presente el compromiso claro de la dirección, ya que será necesaria su participación para la asignación de recursos. Asimismo, es necesario que la organización designe formalmente a una persona que sea responsable de la seguridad de la cadena de suministro. Estas funciones y responsabilidades de seguridad tienen que estar claramente definidas, de forma que se mantenga y supervise el programa FSR.
Para una implantación exitosa es imprescindible la colaboración de todo el personal de la organización. Durante esta fase habría que informar a todos los integrantes de la organización de los fines que se pretenden con la implantación, del grado de implicación que supondrá y de cómo afectará a cada persona. Esto puede realizarse mediante reuniones y jornadas de sensibilización conjuntas entre dirección, el equipo consultor y el personal. La información facilitada tiene que ser clara, sencilla y adecuada a cada puesto de trabajo. Además, la organización debe contar con un programa de formación que incluya la concienciación de seguridad/amenaza y gestión de seguridad del personal.
Esta etapa es la más compleja de todo el proceso y la que nos va a ocupar más tiempo y recursos.
Durante esa fase habrá que incorporar a la cadena de suministro ciertos elementos de seguridad acordes con el nivel de certificación elegido. Por ejemplo, en el nivel A de seguridad hay que disponer de: iluminación adecuada en las zonas de carga y descarga, CCTV, barreras físicas alrededor de la zona de manejo, carga y descarga de mercancías, instalaciones diseñadas para resistir el acceso, ventanas con reja o alarma, alarma silenciosa, control de accesos, etc.
Además, los requisitos del estándar indican la necesidad de elaborar, mantener y actualizar, cuando corresponda, determinados documentos. Por ejemplo, la organización debe contar con una política de seguridad de la cadena de suministro corporativa adoptada por la dirección, procedimiento de gestión y control de llaves y accesos, procedimiento de control de objetos personales, etc.
De forma anual la organización debe realizar autoevaluaciones que cubran en sistema FSR y todas las instalaciones.
Estas autoauditorías deben reflejar todos los requisitos de FSR, deben documentarse en el formulario de auditoría TAPA y deben ser enviadas al Organismo de Auditoría Independiente dentro de los 30 días posteriores a la fecha de aniversario de la certificación original. Asimismo, se debe contar con evidencia documentada de que las autoevaluaciones cubran todos los vehículos.
En el caso de detectarse desviaciones, éstas deben identificarse y abordarse, planificando una fecha límite para completar las medidas correctivas y realizando un seguimiento hasta su cierre en un plazo de 60 días.
La certificación consiste en la verificación del cumplimiento de todos los requisitos de seguridad asociados al nivel de seguridad elegido por la organización. Durante esta auditoría también se comprobará físicamente la instalación y funcionamiento adecuados de los requisitos de seguridad ubicados en las instalaciones.
Se pueden certificar los estándares con cualquiera de los Organismos de auditoría independientes (IAB) aprobados por TAPA. Entre ellos se encuentran: Bureau Veritas, DNV, SGC y TÜV Rheinland.
Todas las certificaciones FSR serán válidas por un periodo de tres años sin posibilidad de prórroga. En los años intermedios la organización debe asegurarse de que dispone y pone en marcha un proceso interno de autoevaluaciones, en los años dos y tres, entre las auditorías formales realizadas por un auditor autorizado.
Si la auditoria de certificación se completa con éxito, el Organismo de auditoría independiente emitirá un certificado indicando que el solicitante dispone de la certificación FSR de TAPA, incluyendo los listados de los niveles de certificación, operaciones y ubicaciones correspondientes.
Para el nivel 3 de seguridad está disponible la opción de autocertificación. Esta certificación básica simplificada debe ser realizada por un auditor autorizado (AA) directamente asociado a LSP/Solicitante. Este auditor puede ser un empleado/asociado interno que haya completado la capacitación de la versión actual del estándar FSR de TAPA, que haya aprobado el examen correspondiente y que esté registrado como AA de FSR por TAPA.
En el caso de incumplimiento de alguno de los requisitos FSR tendrá que establecerse un SCAR o medida correctiva. Ésta tendrá que enviarse dentro de diez días hábiles al auditor autorizado, indicando las medidas que van a establecerse y el plazo de implantación. Posteriormente, las evidencias de que un SCAR ha sido resuelto también deben enviarse al auditor, en caso contrario podría meterse el certificado correspondiente.
El objetivo final que persigue la norma FSR de TAPA es ayudar a proteger la mercancía durante su almacenamiento o depósito en tránsito, disminuyendo el riesgo de pérdidas de mercancías de la cadena de suministro y logística. Para ello se emplean las últimas medidas preventivas como prácticas industriales, tecnología, educación, evaluaciones, identificación de tendencias delictivas y amenazas a la seguridad de la cadena de suministro.
La implantación de un Sistema de Seguridad basado en las normas TAPA tiene numerosos beneficios:
