Una auditoría interna basada en la Norma ISO 9001 de calidad, es un método de verificación para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos propios de la organización para su Sistema de Gestión de la calidad y con los requisitos de la propia norma ISO 9001, y en qué grado se implementa y mantiene de una forma eficaz.
Las normas ISO definen la auditoría de calidad como “un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia)”. Se trata, por lo tanto, de un análisis profundo y metódico que se realiza para determinar si la operación de los procesos satisface las disposiciones establecidas, y es adecuada para alcanzar los objetivos propuestos por la organización.
Las auditorías internas deben planificarse, y tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de auditorías previas. Deben definirse los criterios y el alcance para cada auditoría.
Las auditorías internas deben realizarlas personas con la cualificación y experiencia adecuadas, y debe asegurarse la objetividad y la imparcialidad durante el proceso. Por este motivo, lo más habitual es que las auditorías internas las realicen personas ajenas a la organización, subcontratadas al efecto.
Debe informarse a la dirección pertinente de los resultados de las auditorías internas y, ante los hallazgos de una auditoría interna, la organización debe realizar las correcciones y/o tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada.
Existen varios tipos de auditorías, según el alcance de esta; las principales son:
Se trata de una auditoría interna a todo el sistema de gestión de la organización y que abarca todas las áreas y procesos dentro del alcance del sistema de gestión.
Sus objetivos son:
Se trata de una auditoría interna que se limita a verificar la implementación y eficacia de uno o varios de los procesos que conforman el sistema de gestión.
Sus objetivos son:
La auditoría de producto/servicio comprueba la calidad de un producto y/o servicio, para determinar si cumple con las especificaciones, requisitos y necesidades del cliente, y si sus quejas y/o reclamaciones en relación con el producto o servicio son tratadas y atendidas eficazmente.
Según la entidad que realice las auditorías podemos encontrar:
En el caso de que sea realizada la propia organización con su personal o una parte externa en su nombre, es decir, una empresa subcontratada.
Son aquellas realizadas por partes que tienen interés en la organización o por personas en su nombre. Generalmente se realiza a un proveedor con el objetivo de homologarle para un suministro o para comprobar el grado de cumplimiento con unos requisitos previamente establecidos.
Se trata de una auditoría externa de certificación en la que una entidad de certificación acreditada comprueba el cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia ISO 9001, así como su implementación y mejora.
La realización de una auditoría interna acorde a la ISO 9001 busca alcanzar los siguientes objetivos:
Las auditorías internas ISO 9001 pueden aportar grandes beneficios a la organización, los principales son los siguientes:
Podemos establecer tres fases:
La UNE-EN ISO 19011 de “directrices para la auditoría e los sistemas de gestión” define el programa de auditoría se define en como “los detalles acordados para un conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico”. En este programa de auditoría se debe indicar:
Cuando se acerca la fecha de nuestra auditoría interna se suele preparar un Plan de Auditoría, con la finalidad de planificar la jornada y comunicarlo a los auditados con antelación. El Plan de Auditoría tiene que establecer:
Es fundamental que la auditoría interna se planifique con la antelación suficiente. Debe informarse del contenido del Plan de la Auditoría a todo el personal involucrado para garantizar su disponibilidad.
La realización de la auditoría debe hacerse siguiendo el plan establecido, aunque pueden realizarse cambios de última hora si surgieran necesidades imprevistas a los departamentos o participantes auditados.
La auditoría se realiza mediante entrevistas con los responsables de los procesos y el personal involucrado, la consulta de documentos y registros relacionados con la operación de los procesos, y la observación in situ, verificando que se aplican y cumplen las disposiciones establecidas.
Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a elaborar un Informe de Auditoría Interna. El informe debe proporcionar un registro de la auditoria completo, preciso, conciso y claro. Los auditores deben asegurar la veracidad de la información contenida en el informe. Como mínimo, el informe debe incluir la identificación del equipo auditor, las fechas y las ubicaciones auditadas, el alcance y criterios de la auditoría (que deben coincidir con los especificados en el plan) y los hallazgos. También podría incluir notas trazables relativas a los elementos auditados, personas entrevistadas, y documentos/registros consultados.
Los resultados de la auditoría deben comunicarse a la dirección pertinente, y las desviaciones detectadas tendrán que ser abordadas sin demora injustificada. Además, los resultados y conclusiones más relevantes de la auditorías internas constituyen uno de los elementos de entrada más relevantes de la revisión del sistema por la dirección.
La norma ISO 9001 no establece un plazo de realización de las auditorías internas, únicamente indica que “la organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados”. Esto quiere decir que la organización puede establecer la planificación más adecuada a sus necesidades. Generalmente, las auditorías se realizan una vez al año. En organizaciones pequeñas lo más probable es que puedan auditarse todos los procesos de forma anual. Sin embargo, en organizaciones con un tamaño grande, donde interviene más personal y los procedimientos son más complejos, es más común que se realice una planificación de auditorías de dos o tres años en los que a lo largo de todo el ciclo se auditen todos los procesos.
Una vez que nos han informado del alcance de la auditoría, el horario y el equipo auditor mediante el Plan de Auditoría Interna la organización tiende a prepararse para que la realización sea lo más exitosa posible. La preparación de una auditoría basada en la ISO 9001 conlleva lo siguiente:
