La norma ISO 14001 es la única norma certificable dentro de la familia de normas 14000. Se trata de una norma internacional que establece “un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas”.
La Norma busca un equilibrio entre tres pilares fundamentales: medio ambiente, sociedad y economía; proponiendo a las organizaciones un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.
La norma ISO 14001 va dirigida a todas las organizaciones, independientemente del tamaño, sector, ámbito o actividad, siempre y cuando quieran mejorar el desempeño ambiental de la organización.
Se puede tardar entre 3 y 7 meses en obtener el certificado ISO 14001, incluyendo proceso de implantación y proceso de certificación y la emisión del certificado. El plazo puede variar dependiendo de la disponibilidad y dedicación de la organización de la carga de trabajo de la entidad de certificación, etc.
La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental permite a las organizaciones aprovechar las oportunidades de prevenir o mitigar impactos ambientales adversos e incrementar los impactos ambientales beneficiosos, particularmente los que tienen consecuencias estrategias y de competitividad. Además, la alta dirección puede abordar eficazmente sus riesgos y oportunidades mediante la integración de la gestión ambiental a sus procesos de negocio, dirección estratégica y toma de decisiones, alineándolos con otras prioridades de negocio, e incorporando la gobernanza ambiental a su sistema de gestión global.
La implementación de la Norma ISO 14001 favorece la diferenciación frente a la competencia, ofreciendo a los clientes, proveedores y sociedad una imagen de respeto hacia el medioambiente. En resumen, desarrollar un Sistema de Gestión Medioambiental aporta los siguientes beneficios a una organización:
La implantación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) implica llevar a cabo varias etapas que, a su vez, pueden desglosarse en actividades. Para garantizar una máxima eficacia es fundamental realizar una buena planificación de la implantación.
Sirve como punto de partida para analizar en qué medida la gestión cotidiana se ajusta a los requisitos de la norma de referencia y establecer un plan de trabajo. En esta fase se realizará una revisión de la gestión ambiental actual y su comparación con la norma de referencia. Se extraerán propuestas de mejora y puntos débiles de la organización, en su caso, y se asignarán responsabilidades y recursos necesarios para la implantación. Con toda la información recabada sobre la organización se elaborará un presupuesto lo más ajustado posible.
Durante la implantación debe estar presente el compromiso claro de la dirección, ya que será necesaria su participación para el establecimiento de ciertos procesos (establecimiento de objetivos de medioambiente, definición de la política ambiental y asignación y/o reasignación de recursos, en su caso.)
Como hemos mencionado anteriormente, la planificación resulta fundamental para garantizar el éxito de la implantación. Es este punto se planificarán los plazos de implantación y la carga de trabajo. Es recomendable, la designación de un responsable del SGA ya que facilitará mucho el proceso. Dicho responsable tendría que contar con ciertas características:
El responsable del SGA trabajará mano a mano con el consultor asociado al proyecto.
Para una implantación exitosa es imprescindible la colaboración de todo el personal de la organización. Durante esta fase habría que informar a todos los integrantes de la organización de los fines que se pretenden con la implantación, del grado de implicación que supondrá y de cómo afectará a cada persona. Esto puede realizarse mediante reuniones y jornadas de sensibilización conjuntas entre dirección, el equipo consultor y el personal. La información facilitada tiene que ser clara, sencilla y adecuada a cada puesto de trabajo.
Es bastante habitual que los empleados muestren reticencias ante aquellos que pueda representar una amenaza hacia la comodidad del camino seguido hasta la fecha. Hay que encontrar una fórmula para que todo el personal participe en el diseño del sistema, aportando sus ideas, conocimientos y experiencias.
La documentación del SGA consiste en plasmar en una serie de documentos (que denominaremos procedimientos o instrucciones), la metodología de trabajo para abordar los requisitos de la norma de referencia, prevenir impactos ambientes y responder de forma adecuada ante situaciones de emergencia. Por ejemplo, se documentarán las operaciones ambientales de la organización, indicando cuales son los aspectos ambientales (elementos que interactúan o pueden interactuar con el medio ambiente), la evaluación que realizamos sobre ellos teniendo en cuenta, por ejemplo, su impacto en el medioambiente o su cantidad y los controles que implementamos sobre ellos.
En la elaboración de la documentación deben participar las personas implicadas en el proceso que estamos describiendo para garantizar que su contenido está lo suficientemente ajustado a la realidad. Se podrán realizar tantas revisiones como sean necesarias, hasta que se disponga del documento definitivo y pueda implantarse su uso.
Esta etapa es la más compleja de todo el proceso y la que nos va a ocupar más tiempo. Consiste en realizar las tareas y las actividades tal y como hemos establecido en los procedimientos o instrucciones. También habrá que recoger datos e información sobre el desempeño de los procesos, así como de consumos o generación de residuos.
Durante el proceso, tendremos que realizar seguimientos para asegurarse de que realmente se siguen las instrucciones dadas, en caso contrario, tenemos que detectar porqué y actuar en consecuencia, realizando las correcciones necesarias en la documentación pertinente.
Esta norma parte de la base de que se conocen y cumplen ciertos requisitos legales ambientales, como por ejemplo, la licencia de actividad, mantenimientos acordes con la legislación aplicable (equipos de protección contra incendios, sistemas de refrigeración, vehículos…), gestión de residuos peligrosos acorde a la legislación (alta como productor de residuos peligrosos documentos de retiradas, condiciones de almacenamiento, manipulación, declaraciones anuales, archivo cronológico, informe de suelos/aguas…), accesibilidad a la fichas técnicas y de seguridad de los productos peligrosos utilizados.
Una vez que el sistema está implantado se realiza una comprobación completa del funcionamiento de este y del cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia.
De este proceso pueden surgir desviaciones respecto a la norma, que deben ser subsanadas para enfrentarse con seguridad al último punto del proceso: la certificación.
Para más información consultar ¿Qué es una auditoría interna ISO 14001?.
Consiste en valorar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión Ambiental. Esta revisión por la dirección se debe realizarse a “intervalos planificados”; lo común es realizarla, como mínimo, una vez al año. Fruto de este análisis se deben documentar las conclusiones sobre el SGA, las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua, cualquier necesidad de cambio en el SGA y necesidades de recursos o de cambios.
Una vez que hemos realizado la implantación del Sistema de Gestión Ambiental, tal y como hemos comentado en el punto anterior, el siguiente paso para obtener el certificado ISO 14001 es iniciar el proceso de certificación.
Lo primero será que la organización decida con qué entidad acreditada quiere certificar su Sistema de Gestión. Posteriormente habrá que solicitar un presupuesto a dicha entidad. Se le solicitará a la organización la información necesaria (alcance del sistema, características de la organización, procesos, procesos subcontratados, normas a certificar, número de trabajadores, etc.) para la elaboración del presupuesto. Posteriormente, ya se puede empezar a planificar la auditoría de certificación según las disponibilidades de ambas partes.
La auditoría inicial de certificación se realiza en dos fases: auditoría de fase 1 y auditoría de fase 2. Con antelación suficiente a cada auditoría se enviará un plan de Auditoría para poder programar las actividades y garantizar la disponibilidad de los auditados.
A la finalización de la auditoría de fase 2 se emitirá un segundo informe de auditoría en el que se incluirán, según corresponda, los hallazgos o desviaciones encontradas y las recomendaciones del equipo auditor respecto a la certificación.
Para que la entidad emita el certificado correspondiente es necesario tratar los comentarios en los plazos acordados, ya que, en caso contrario se podría llegar a cancelar el proceso de certificación.
La entidad certificadora revisará los informes de auditoría, acciones correctoras y cualquier otra información relevante y tomará la decisión en cuanto a la emisión del certificado, según corresponda.
El certificado será válido, normalmente, por un período de tres años desde la fecha en la que entidad certificadora decide su emisión. El mantenimiento de la validez de un certificado queda sometido al cumplimento de los requisitos de certificación y, generalmente, se realiza una vez al año.
Sinergias Empresariales acompaña a las organizaciones durante todo el proceso de certificación, hasta la emisión de los certificados.
Consiste en el desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión basado en la norma internacional ISO 14001. La duración de la intervención suele durar entre 2 y 6 meses dependiendo del tamaño, actividad y ubicaciones de la organización.
Visitamos las instalaciones de la organización si es factible y realizamos un diagnóstico previo para comprobar la metodología de trabajo de la organización y que elementos habría que desarrollar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 14001. En función de la información obtenida y de los plazos disponibles elaboramos un plan de trabajo que incluye:
Establecemos una periodicidad en las visitas (semanal, quincenal o mensual) dependiendo del plazo establecido con el cliente y de la disponibilidad y asignamos tareas y asuntos a tratar en las visitas, de forma que el cliente también pueda seguir con el avance previsto.
En ocasiones, la organización que quiere implantar un Sistema de Gestión Ambiental ya dispone de otro sistema de Gestión (por ejemplo, ISO 9001), en este caso, un punto más del plan de trabajo sería integrar los requisitos comunes en la documentación ya existente. La integración de estas normas resulta sencilla ya que ambas cuentan con una estructura de alto nivel, es decir, que cuentan con la misma estructura general, unos títulos numeralmente idénticos y una misma terminología.
Consiste en el desarrollo y en la mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental ya implantado en la organización. En ocasiones, los sistemas se quedan obsoletos o antiguos si no se trabaja en ellos de forma continuada. Mediante este servicio aseguramos que el sistema se mantiene siempre al día de los últimos cambios de la organización y se realizan los seguimientos planificados.
En el caso de que se trate de una organización con la que hemos realizado la implantación ya conocemos el sistema y la metodología de trabajo de la organización, por lo que directamente estableceríamos un plan de trabajo. En caso contrario, realizaríamos una visita a las instalaciones para conocer el Sistema y detectar riesgos y acciones de mejora que impulsen el mismo.
Una vez conocidas las necesidades de la organización establecemos una periodicidad en las visitas. Pueden determinarse/pactarse visitas mensuales, trimestrales o cuatrimestrales, según las necesidades de la organización. Se determina también la duración del contrato de prestación del servicio.
El servicio de mantenimiento suele incluir:
Consiste en externalizar solo el proceso de realización de la auditoría interna al Sistema de Gestión Ambiental, asegurando la independencia en los procesos auditados.
Realizamos una planificación y programación de la auditoría con la organización, concretando procesos que se quieren auditar, instalaciones, días y horarios. Con toda la información elaboramos un Plan de Auditoría, el cual es enviado a la organización para que puedan estar disponibles en los horarios indicados.
El/los día/s pactado/s se realiza la auditoría interna siguiendo, en medida de lo posible, el plan establecido y realizando entrevistas con los responsables, consultando documentos y registros como evidencia del cumplimiento de los requisitos.
Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a elaborar un Informe de Auditoría Interna. Dicho informe incluye la identificación del equipo auditor, las fechas y las ubicaciones auditadas, el alcance y criterios de la auditoría, los hallazgos y recomendaciones del equipo auditor. También incluye notas trazables relativas a los elementos auditados, personas entrevistadas, y documentos/registros consultados. La auditoría interna concluye con la comunicación de los resultados de la auditoria a la dirección.
Para más información acerca de la planificación de las auditorías ver: ¿Qué es una auditoría interna ISO 14001?.
Consiste en la externalización del departamento de medioambiente. Es similar al servicio de mantenimiento, con la particularidad de que el consultor asume las funciones de responsable del SGA, formando parte de la propia organización sin entrar a formar parte de la plantilla.
Se pactan visitas semanales, quincenales o mensuales y unas horas determinadas de trabajo en las que el consultor desarrollará todas las labores necesarias para mantener el Sistema de Gestión Ambiental al día, incluido el desarrollo e implantación de mejoras para garantizar la mejora continua. En caso el servicio también incluye:
El mantenimiento de un sistema de gestión ISO 14001 consiste en asegurarse, en el periodo entre auditorías, de que el desempeño de los procesos se realiza de manera sistemática.
Los consultores de Sinergias Empresariales realizan visitas (con una periodicidad variable, según las necesidades de la organización) para asegurar el correcto desempeño de los procesos en el periodo entre auditorías. Durante estas visitas periódicas (y pactadas con el cliente), realizamos labores de vigilancia y control para asegurar que se alcanzan los resultados planificados:
El principal beneficio de contratar un servicio de mantenimiento del sistema de gestión es tener la garantía de que éste se mantiene, en todo momento, en una situación de funcionamiento óptimo, susceptible de ser auditado por clientes o entidades en cualquier momento y sin necesidad de realizar esfuerzos suplementarios.
Para más información acerca del mantenimiento de un Sistema de Gestión: Mantenimiento ISO.
