La norma ISO 39001 recoge los requisitos de un Sistema de Gestión de la Seguridad Vial. Esta norma “suministra una herramienta que permite ayudar a las organizaciones a reducir, y en última instancia eliminar, la incidencia y riesgo de las muertes y heridas graves derivadas de los accidentes de tráfico”.
La norma ISO 9001 va dirigida a todas las organizaciones, independientemente del tamaño, sector, ámbito o actividad que interactúan con el sistema vial.
Se puede tardar entre 3 y 7 meses en obtener el certificado ISO 39001, incluyendo proceso de implantación y proceso de certificación y la emisión del certificado. El plazo puede variar dependiendo de la disponibilidad y dedicación de la organización de la carga de trabajo de la entidad de certificación, etc.
La implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad Vial (SGSV) permite a las organizaciones impulsar la seguridad en la movilidad, mejorando las buenas prácticas al volante minimizando el riesgo de accidentes de tráfico. Algunas de las ventajas que supone la implantación de un SGSV son:
La implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad Vial (SGSV) implica llevar a cabo varias etapas que a su vez pueden desglosarse en actividades. Para garantizar una máxima eficacia es fundamental realizar una buena planificación de la implantación.
Sirve como punto de partida para analizar en qué medida la gestión cotidiana se ajusta a los requisitos de la norma de referencia y establecer un plan de trabajo. En esta fase se realizará una revisión de la gestión vial actual y su comparación con la norma de referencia. Se extraerán propuestas de mejora y puntos débiles de la organización, en su caso, y se asignarán responsabilidades y recursos necesarios para la implantación.
Durante la implantación debe estar presente el compromiso claro de la dirección, ya que será necesaria su participación para el establecimiento de ciertos procesos (establecimiento de objetivos de medioambiente, definición de la política ambiental y asignación y/o reasignación de recursos, en su caso.)
Como hemos mencionado anteriormente, la planificación resulta fundamental para garantizar el éxito de la implantación. Es este punto se planificarán los plazos de implantación y la carga de trabajo. Es recomendable, la designación de un responsable del SGSV ya que facilitará mucho el proceso. Dicho responsable tendría que contar con ciertas características:
El responsable del SGSV trabajará mano a mano con el consultor asociado al proyecto.
La concienciación del personal resulta fundamental para que la implantación tenga éxito. Esto se realiza mediante jornadas de sensibilización mediante reuniones y jornadas de sensibilización conjuntas entre dirección, el equipo consultor y el personal. También pueden realizarse formaciones de buenas prácticas.
La documentación requerida para la implantación de un SGSV es reducida y sencilla en comparación con otras normativas ISO. Consiste en plasmar en una serie de documentos (que denominaremos procedimientos o instrucciones), la metodología de trabajo para abordar los requisitos de la norma de referencia. Por ejemplo, deben identificarse los factores de desempeño en SV, que serán la base para el planteamiento de objetivos y metas. Además, se implementarán y controlarán procesos para abordar los factores de desempeño ya identificados.
En la elaboración de la documentación deben participar las personas implicadas en el proceso que estamos describiendo para garantizar que su contenido está lo suficientemente ajustado a la realidad. Se podrán realizar tantas revisiones como sean necesarias, hasta que se disponga del documento definitivo y pueda implantarse su uso.
Esta etapa es la más compleja de todo el proceso y la que nos va a ocupar más tiempo. Consiste en realizar las tareas y las actividades tal y como hemos establecido en los procedimientos o instrucciones. También habrá que desarrollar sistemas de seguimiento que informen a la organización sobre su contribución subyacente a la mejora de la SV.
Una vez que el sistema está implantado (pueden pasar entre 3 y 6 meses, aproximadamente) se realiza una comprobación completa del funcionamiento de este y del cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia.
De este proceso pueden surgir desviaciones respecto a la norma, que deben ser subsanadas para enfrentarse con seguridad al último punto del proceso: la certificación.
Para más información consultar ¿Qué es una auditoría interna ISO 39001?.
Consiste en valorar la conveniencia, adecuación y eficacia continuas en el logro de los objetivos y metas de SV establecidos. Esta revisión por la dirección se debe realizarse a “intervalos planificados”; lo común es realizarla, como mínimo, una vez al año. Durante las revisiones del sistema de gestión de la SV, la organización debe identificar y analizar las cuestiones de importancia que conviene tratar en el sistema de gestión para mejorar el desempeño en SV de la organización a medio y largo plazo.
Fruto de este análisis se deben documentar las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua, el logro de los resultados de SV y cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la SV.
Lo primero será que la organización decida con qué entidad acreditada quiere certificar su Sistema de Gestión. Posteriormente habrá que solicitar un presupuesto a dicha entidad. Se le solicitará a la organización la información necesaria (alcance del sistema, características de la organización, procesos, procesos subcontratados, normas a certificar, número de trabajadores, etc.) para la elaboración del presupuesto. Posteriormente, ya se puede empezar a planificar la auditoría de certificación según las disponibilidades de ambas partes.
La auditoría inicial de certificación se realiza en dos fases: auditoría de fase 1 y auditoría de fase 2. Con antelación suficiente a cada auditoría se enviará un plan de Auditoría para poder programar las actividades y garantizar la disponibilidad de los auditados.
A la finalización de la auditoría de fase 2 se emitirá un segundo informe de auditoría en el que se incluirán, según corresponda, los hallazgos o desviaciones encontradas y las recomendaciones del equipo auditor respecto a la certificación.
Para que la entidad emita el certificado correspondiente es necesario tratar los comentarios en los plazos acordados, ya que, en caso contrario se podría llegar a cancelar el proceso de certificación.
La entidad certificadora revisará los informes de auditoría, acciones correctoras y cualquier otra información relevante y tomará la decisión en cuanto a la emisión del certificado, según corresponda.
El certificado será válido, normalmente, por un período de tres años desde la fecha en la que entidad certificadora decide su emisión. El mantenimiento de la validez de un certificado queda sometido al cumplimento de los requisitos de certificación y, generalmente, se realiza una vez al año.
Sinergias Empresariales acompaña a las organizaciones durante todo el proceso de certificación, hasta la emisión de los certificados.
Consiste en el desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión basado en la norma internacional ISO 39001. La duración de la intervención suele durar entre 2 y 6 meses dependiendo del tamaño, actividad y ubicaciones de la organización.
Visitamos las instalaciones de la organización si es factible y realizamos un diagnóstico previo para comprobar la metodología de trabajo de la organización y que elementos habría que desarrollar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 39001. En función de la información obtenida y de los plazos disponibles elaboramos un plan de trabajo que incluye:
Establecemos una periodicidad en las visitas (semanal, quincenal o mensual) dependiendo del plazo establecido con el cliente y de la disponibilidad y asignamos tareas y asuntos a tratar en las visitas, de forma que el cliente también pueda seguir con el avance previsto.
En ocasiones, la organización que quiere implantar un Sistema de Gestión de Seguridad Vial ya dispone de otro sistema de Gestión (por ejemplo, ISO 9001), en este caso, un punto más del plan de trabajo sería integrar los requisitos comunes en la documentación ya existente. La integración de estas normas resulta sencilla ya que ambas cuentan con una estructura de alto nivel, es decir, que cuentan con la misma estructura general, unos títulos numeralmente idénticos y una misma terminología.
Consiste en el desarrollo y en la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad Vial ya implantado en la organización. En ocasiones, los sistemas se quedan obsoletos o antiguos si no se trabaja en ellos de forma continuada. Mediante este servicio aseguramos que el sistema se mantiene siempre al día de los últimos cambios de la organización y se realizan los seguimientos planificados.
En el caso de que se trate de una organización con la que hemos realizado la implantación ya conocemos el sistema y la metodología de trabajo de la organización, por lo que directamente estableceríamos un plan de trabajo. En caso contrario, realizaríamos una visita a las instalaciones para conocer el Sistema y detectar riesgos y acciones de mejora que impulsen el mismo.
Una vez conocidas las necesidades de la organización establecemos una periodicidad en las visitas. Pueden determinarse/pactarse visitas mensuales, trimestrales o cuatrimestrales, según las necesidades de la organización. Se determina también la duración del contrato de prestación del servicio.
El servicio de mantenimiento suele incluir:
Consiste en externalizar solo el proceso de realización de la auditoría interna al Sistema de Gestión Ambiental, asegurando la independencia en los procesos auditados.
Realizamos una planificación y programación de la auditoría con la organización, concretando procesos que se quieren auditar, instalaciones, días y horarios. Con toda la información elaboramos un Plan de Auditoría, el cual es enviado a la organización para que puedan estar disponibles en los horarios indicados.
El/los día/s pactado/s se realiza la auditoría interna siguiendo, en medida de lo posible, el plan establecido y realizando entrevistas con los responsables, consultando documentos y registros como evidencia del cumplimiento de los requisitos.
Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a elaborar un Informe de Auditoría Interna. Dicho informe incluye la identificación del equipo auditor, las fechas y las ubicaciones auditadas, el alcance y criterios de la auditoría, los hallazgos y recomendaciones del equipo auditor. También incluye notas trazables relativas a los elementos auditados, personas entrevistadas, y documentos/registros consultados. La auditoría interna concluye con la comunicación de los resultados de la auditoria a la dirección.
Para más información acerca de la planificación de las auditorías ver: ¿Qué es una auditoría interna ISO 39001?.
Consiste en la externalización del departamento de seguridad vial. Es similar al servicio de mantenimiento, con la particularidad de que el consultor asume las funciones de responsable del SGSV, formando parte de la propia organización sin entrar a formar parte de la plantilla.
Se pactan visitas semanales, quincenales o mensuales y unas horas determinadas de trabajo en las que el consultor desarrollará todas las labores necesarias para mantener el Sistema de Gestión de Seguridad Vial al día, incluido el desarrollo e implantación de mejoras para garantizar la mejora continua. En caso el servicio también incluye:
El mantenimiento de un sistema de gestión ISO 39001 consiste en asegurarse, en el periodo entre auditorías, de que el desempeño de los procesos se realiza de manera sistemática.
Los consultores de Sinergias Empresariales realizan visitas (con una periodicidad variable, según las necesidades de la organización) para asegurar el correcto desempeño de los procesos en el periodo entre auditorías. Durante estas visitas periódicas (y pactadas con el cliente), realizamos labores de vigilancia y control para asegurar que se alcanzan los resultados planificados:
El principal beneficio de contratar un servicio de mantenimiento del sistema de gestión es tener la garantía de que éste se mantiene, en todo momento, en una situación de funcionamiento óptimo, susceptible de ser auditado por clientes o entidades en cualquier momento y sin necesidad de realizar esfuerzos suplementarios.
Para más información acerca del mantenimiento de un Sistema de Gestión: “Mantenimiento ISO”.
