¿Qué es una auditoría interna ISO?

Una auditoría interna ISO, también conocidas como auditorías de primera parte, es un método de verificación para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión es conforme con los requisitos propios de la organización, con los requisitos de la norma ISO de referencia, y en qué grado se implementa y mantiene de una forma eficaz.

Las auditorías internas deben planificarse, y tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de auditorías previas. Deben definirse los criterios y el alcance para cada auditoría.

Las auditorías internas deben realizarlas personas con la cualificación y experiencia adecuadas, y debe asegurarse la objetividad y la imparcialidad durante el proceso. Por este motivo, lo más habitual es que las auditorías internas las realicen personas ajenas a la organización, subcontratadas al efecto.

Debe informarse a la dirección pertinente de los resultados de las auditorías internas y, ante los hallazgos de una auditoría interna, la organización debe realizar las correcciones y/o tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada.

Auditoría Interna ISO

Tipos de auditorías internas ISO 9001

Dentro de las auditorias a los sistemas de gestión, podemos afirmar que las mas importantes son las relativas a los:

  • Sistemas de Calidad
  • Sistemas de Gestión Medioambiental
  • Sistemas de Gestión de la Seguridad
  • Sistemas de Prevención de Riesgos Laborales

Además, teniendo en cuenta una serie de criterios más específicos se han dividido las auditorias en base a varias categorías:

En función de la procedencia del equipo auditor

Auditorías ISO de primera parte.

En el caso de que sea realizada la propia organización con su personal o por una empresa subcontratada. Se centran en evaluar y auditar su propio rendimiento. Las auditorias internas son un aspecto básico para el mantenimiento del sistema, siendo recomendable que se lleven a cabo de una forma periódica y planificada.

Auditorías ISO de segunda parte.

Son aquellas solicitadas por un cliente de la empresa auditada, como información previa a la realización de la compra o la contratación de un servicio. Sirve para conocer si la empresa auditada cumple o no con los requisitos.

Auditorías ISO de tercera parte.

Se trata de auditorías realizadas por una tercera parte independiente de la empresa auditada. Este es el caso concreto de la auditoría externa de certificación en la que una entidad de certificación acreditada comprueba el cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia ISO, así como su implementación y mejora.

En función de qué se audita

Auditoría interna al Sistema de Gestión.

Se trata de una auditoría interna a todo el sistema de gestión de la organización y que abarca todas las áreas y procesos dentro del alcance del sistema de gestión.

Sus objetivos son:

  • Comprobar si los elementos del sistema se han documentado e implementado de acuerdo con los requisitos de la/s norma/s de referencia.
  • Evaluar la conformidad del sistema de gestión en relación con las políticas de la organización y su estrategia de negocio.

Auditoría interna de procesos.

Se trata de una auditoría interna que se limita a verificar la implementación y eficacia de uno o varios de los procesos que conforman el sistema de gestión.

Sus objetivos son:

  • Comprobar la conformidad de uno o varios procesos con los requisitos de la/s norma/s de referencia.
  • Revisar y evaluar recursos, procedimientos e instrucciones que se aplican en el/los proceso/s objeto de la auditoría.
  • Verificar que se implementan y adecuan los controles a los procesos, y comprobar la efectividad de los controles y de las capacitaciones.

Auditoría interna de producto/servicio.

La auditoría de producto/servicio comprueba la calidad de un producto y/o servicio, para determinar si cumple con las especificaciones, requisitos y necesidades del cliente, y si sus quejas y/o reclamaciones en relación con el producto o servicio son tratadas y atendidas eficazmente.

En función del alcance con que se audita

En ciertas ocasiones no es imprescindible conocer el grado de cumplimiento del Sistema de Gestión de una determinada empresa en su totalidad. En ese caso, se puede realizar una auditoría parcial, es decir, se auditarán solo aquellas partes de la empresa o del sistema sobre las que se necesite obtener información.

En función de cuándo se audita

Auditorias ordinarias.

Son aquellas que han sido planificadas y programadas por los gestores del sistema.

Auditorias extraordinarias.

Son aquellas que se llevan a cabo fuera de la programación, teniendo en cuenta situaciones excepcionales. En este caso, su realización también tiene que ser notificada al auditado con antelación, no debiendo realizarse sin previo aviso, puesto que no se trata de una inspección.

¿Necesitas realizar una auditoría interna ISO?

¿Qué se detecta con la auditoría interna?

Los hallazgos de la auditoría suelen organizarse en cuatro categorías:

  • No conformidades. Son incumplimientos, parciales o totales, de los requisitos de la/s norma/s de referencia, de los requisitos propios de la organización y/o de los legales/reglamentarios aplicables.
  • Observaciones. Son hallazgos de elementos disonantes puntuales que, sin alcanzar la categoría de No Conformidad, pueden llegar a derivar, si no se corrigen adecuadamente, en futuras No Conformidades.
  • Recomendaciones de mejora. Son aportaciones del equipo auditor que podrían redundar en la mejora del desempeño de un proceso o del sistema de gestión.
  • Puntos fuertes. Son aquellos elementos de un proceso o del sistema de gestión que la organización implementa de una forma especialmente eficaz y/o eficiente.

Ventajas de las auditorías internas

Los beneficios propios de la realización de auditorías internas son muchos; los principales serían los siguientes:

  • La detección de errores o puntos de mejora
  • La evaluación de la eficacia de posibles cambios organizativos y/u operativos.
  • Facilitan y promueven la consecución de los objetivos establecidos.
  • La evaluación del cumplimiento de los requisitos de los clientes.
  • La creación de confianza de los clientes con la organización.
  • La evolución hacia la mejora continua de la organización.

Consejos para tener en cuenta en una auditoría interna ISO

Ante la realización de una auditoría, estos son algunos de los elementos que debes tener en cuenta:

  • Planifica la auditoría. Considera los aspectos que vas a auditar, las personas a entrevistar, y la duración de cada elemento o punto de la auditoría.
  • Comprueba la información documentada. Verifica que los documentos están actualizados, distribuidos en los lugares de uso por parte del personal afectado, y la existencia de los formularios requeridos por el procedimiento.
  • Verifica que los procesos se realizan correctamente. Controla que todos los trabajadores que realizan una la misma labor determinada sigan la misma operativa establecida en el procedimiento correspondiente, y que se realiza de manera eficaz.
  • Prepara a los auditados. Puedes introducir y explicar el método de la auditoría antes de su inicio para que entiendan el objeto del proceso de auditoría; el auditor interno procura la mejora del proceso y/o del sistema de gestión y, por tanto, la mejora continua de la organización.

Desde nuestro punto de vista, no debería ser necesario realizar una especial preparación para una auditoría interna ISO 9001. Si el Sistema de Calidad está correctamente implementado e integrado en la rutina de trabajo, se evita un sobreesfuerzo en revisión y adecuación los días previos a la auditoría interna.

Es importante subrayar que una auditoría interna es una herramienta de mejora y potenciación del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que un enfoque de búsqueda de errores no sería el adecuado, sino todo lo contrario, ya que la organización interpretará la realización de la auditoría interna como un elemento negativo, provocando situaciones de incomodidad y de poca colaboración.

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