Mantenimiento de un sistema de gestión ISO con apoyo externo
07/10/2019 - Por: - En: ISO - No hay comentarios

Una vez implementado un sistema de gestión es imprescindible mantener los niveles de compromiso con los requisitos de la/s norma/s de referencia; en ocasiones, algunas tareas de vigilancia y seguimiento se relajan una vez alcanzada la meta principal: obtener la certificación.

¿Por qué realizarlo?

La certificación ISO tiene una validez de 3 años, pero sujeta a auditorías de seguimiento anuales que aseguren que el sistema de gestión se mantiene de forma adecuada. Deben evidenciarse el seguimiento y medición de los procesos y el análisis de tendencias, y deben revisarse las acciones emprendidas para abordar riesgos y oportunidades, y evaluar su eficacia.

El elevado coste de un departamento propio lleva a que muchas organizaciones decidan delegar el mantenimiento de su sistema de gestión en terceros. También puede suceder que las compañías no tengan la necesidad, por su tamaño, de abrir una nueva área o departamento y/o que esta necesidad pueda cubrirse con una dedicación temporal e intermitente, con lo cual resulta más rentable contratar a un/a consultor/a para ello. Otras veces la razón es la búsqueda de una mayor calidad y/o un mayor desarrollo del sistema de gestión, con un enfoque más fresco.

 

¿Qué ventajas tiene?

Reduce tus costes empresariales. El outsourcing o externalización permite mantener el número de empleados propios y los costes de estructura (RRHH, Selección y Formación).

Te permite centrarte en tu core business, aquello que mejor sabes hacer. Externalizar las actividades que son auxiliares de un negocio permite focalizar recursos a las tareas pertenecientes a la actividad principal de tu empresa.

Proporciona flexibilidad. La externalización de la vigilancia del sistema de gestión permite a la empresa reaccionar con flexibilidad y rapidez para adaptarse a las necesidades cambiantes del mercado y/o de la normativa y reglamentación aplicable.

Mejora tu calidad de servicio. Ninguna empresa puede llevar a cabo todos los procesos con la misma calidad. Por eso, si la empresa se concentra en aquello que saber hacer mejor, puede focalizar sus recursos y externalizar lo que no es su punto fuerte. El colaborador externo, que sí es especialista en la materia, probablemente haga esas funciones mejor, lo que se traduce en una mejora de la calidad total.

 

¿Cómo se hace?

Diseñar un calendario señalando los hitos principales del sistema de gestión (auditorías, revisiones por la dirección, seguimiento de metas e indicadores…) para identificar gráficamente los plazos disponibles sería el primer paso.

En segundo lugar, y sobre este esquema temporal, listar las acciones planificadas (de contención de riesgos, de aprovechamiento de oportunidades, de mejora…), señalar los plazos previstos, y determinar puntos de revisión de estado y/o avance.

Por último programar y realizar las reuniones periódicas con los responsables de proceso para revisar el grado de avance y determinar nuevas acciones y/o correcciones, en su caso. Toda nueva acción y modificación deberá incorporarse a la planificación inicial.

 

Sinergias Empresariales te puede ayudar a realizar el mantenimiento de tu sistema de gestión, garantizando el máximo aprovechamiento del tiempo y de los recursos disponibles.

 

Clara Bonifacio

Consultora de Sinergias Empresariales

 

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