Definir el Contexto de la Organización
16/02/2021 - Por: - En: ISO - No hay comentarios

La norma UNE-EN ISO 9001, en su punto 4.1 dice lo siguiente:

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad.

La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas.

NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración.

NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitada al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.

NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

 

Definir el contexto de nuestra organización

Existen elementos del contexto en el que trabajamos que debemos tener en cuenta a la hora de definir nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. En ocasiones no podremos controlar de forma directa algunos de estos elementos, sin embargo, si podremos establecer un marco estratégico y adelantarnos a sus consecuencias. Por ejemplo, una empresa automovilística desarrollará modelos eléctricos o híbridos para adaptarse a la demanda de utilización de energías renovables y menos contaminantes; o una empresa industrial que amplia su mercado internacionalmente tendrá que contar con responsables de área con conocimientos de idiomas.

La información que extraemos del contexto es dinámica, por lo que de forma periódica tendremos que revisarla y actualizarla para seguir al día de la evolución de los aspectos que estamos analizando.

 

¿Qué metodología podemos emplear?

La norma no obliga a utilizar un sistema o herramienta concreta, cada organización utilizará la/s metodología/s más adecuada/s en función de la complejidad del contexto a analizar, el producto o servicio prestado y a las características de la propia organización.

Podríamos utilizar herramientas como: PEST, PESTEL, DAFO, 5 fuerzas de Porter.

Por su fácil utilización y aplicabilidad nosotros nos inclinamos con el método PESTEL o DAFO, que es cómodamente ligable a la extracción de riesgos y oportunidades.

 

Utilizando la herramienta DAFO

A modo de ejemplo, emplearemos la herramienta DAFO. Para empezar nuestro análisis nos centraremos en  qué elementos vamos a analizar (un proyecto, un departamento, la operativa, la planificación…) y extraemos aquellos factores que condicionan de manera positiva o negativa el desempeño.

  • Análisis interno. En el caso de los factores internos señalaremos elementos relacionados con nuestra organización, por ejemplo: recursos financieros, conocimientos y/o formación, metodología de trabajo, herramientas de trabajo… Esos elementos que analizaremos los categorizaremos en:
    • Debilidades: si se trata de elementos que nos sitúan en desventaja y que afectan de manera negativa al desempeño esperado.
    • Fortalezas: si se trata de elementos destacables que favorecen la consecución de resultados y objetivos.
  • Análisis externo. Estudiaremos nuestro sector y nuestros competidores. Extraeremos categorías:
    • Amenazas: aquellas situaciones externas que pueden perjudicarnos
    • Oportunidades: situaciones que pueden favorecernos o de las que podemos beneficiarnos.

Por ejemplo, pensaremos en el departamento de compras de una empresa:

Factores Internos Debilidades Fortalezas
–     Alta rotación del personal.

–     Falta de herramientas informáticas.

 

–     Amplia experiencia y conocimientos del responsable del dto.

–     Adaptabilidad a los cambios.

Factores Externos Amenazas Oportunidades
–     Elevadas exigencias del cliente.

–     Cambio en el precio de materia prima

–     Riesgo de desabastecimiento

–     Fondos de Inversión.

–     Apertura nuevos mercados

 

Una vez analizados todos nuestros departamentos siguiendo la línea de nuestro ejemplo, como resultados extraemos planes de acción y decisiones orientadas a utilizar y potenciar esas fortalezas para reducir el impacto de las debilidades encontrada, así como aprovechar las oportunidades para impulsar nuestra organización.

Toda la información extraída de este análisis la relacionaremos posteriormente con los riesgos y oportunidades en el punto 6 de la norma de referencia.

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