La norma ISO 45001 es la única norma certificable dentro de la familia de normas 45000. Se trata de una norma internacional que establece “un marco de referencia para gestionar los riesgos y oportunidades para Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). El objetivo y los resultados previstos del sistema de gestión de la SST son prevenir lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo a los trabajadores y proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables, en consecuencia, es de importancia crítica para la organización eliminar los peligros y minimizar los riesgos para la SST tomando medidas de prevención y protección eficaces”.
La norma ISO 45001 va dirigida a todas las organizaciones, independientemente del tamaño, sector, ámbito o actividad, siempre y cuando quieran mejorar el desempeño en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Se puede tardar entre 3 y 7 meses en obtener el certificado ISO 45001, incluyendo proceso de implantación y proceso de certificación y la emisión del certificado. El plazo puede variar dependiendo de la disponibilidad y dedicación de la organización de la carga de trabajo de la entidad de certificación, etc.
La implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) permite a las organizaciones la promoción y la protección tanto física como mental de los trabajadores y de otras personas o partes interesadas afectadas por sus actividades y proporcionar y promocionar lugares de trabajo seguros y saludables. Esto se conseguirá mediante la eliminación de los peligros y la minimización de los registros para SST tomando medidas de prevención y protección eficaces.
La implementación de la Norma ISO 45001 favorece la diferenciación frente a la competencia, ofreciendo a los clientes, proveedores y sociedad una imagen de compromiso y protección de la salud e integridad de sus trabajadores. En resumen, desarrollar un Sistema de Gestión Medioambiental aporta los siguientes beneficios a una organización:
La implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) implica llevar a cabo varias etapas que a su vez pueden desglosarse en actividades. Para garantizar una máxima eficacia es fundamental realizar una buena planificación de la implantación.
Sirve como punto de partida para analizar en qué medida la gestión cotidiana se ajusta a los requisitos de la norma de referencia y establecer un plan de trabajo. En esta fase se realizará una revisión de la gestión ambiental actual y su comparación con la norma de referencia. Se extraerán propuestas de mejora y puntos débiles de la organización, en su caso, y se asignarán responsabilidades y recursos necesarios para la implantación.
Durante la implantación debe estar presente el compromiso claro de la dirección, ya que será necesaria su participación para el establecimiento de ciertos procesos (establecimiento de objetivos, definición de la política de seguridad y salud y asignación y/o reasignación de recursos, en su caso.)
Como hemos mencionado anteriormente, la planificación resulta fundamental para garantizar el éxito de la implantación. Es este punto se planificarán los plazos de implantación y la carga de trabajo. Es recomendable, la designación de un responsable del SGSST ya que facilitará mucho el proceso. Dicho responsable tendría que contar con ciertas características:
El responsable del SGSST trabajará mano a mano con el consultor asociado al proyecto.
Para una implantación exitosa es imprescindible la colaboración de todo el personal de la organización. Durante esta fase habría que informar a todos los integrantes de la organización de los fines que se pretenden con la implantación, del grado de implicación que supondrá y de cómo afectará a cada persona. Esto puede realizarse mediante reuniones y jornadas de sensibilización conjuntas entre dirección, el equipo consultor y el personal. La información facilitada tiene que ser clara, sencilla y adecuada a cada puesto de trabajo.
Es bastante habitual que los empleados muestren reticencias ante aquellos que pueda representar una amenaza hacia la comodidad del camino seguido hasta la fecha. Hay que encontrar una fórmula para que todo el personal participe en el diseño del sistema, aportando sus ideas, conocimientos y experiencias.
La documentación del SGSST consiste en plasmar en una serie de documentos (que denominaremos procedimientos o instrucciones), la metodología de trabajo para abordar los requisitos de la norma de referencia, prevenir incidentes y accidentes laborales y responder de forma adecuada ante situaciones de emergencia.
Por ejemplo, se documentarán las metodologías y criterios para evaluar los riesgos para SST, estableciendo y mantenimiento una identificación proactiva de los peligros y de las situaciones potenciales de emergencia.
En la elaboración de la documentación deben participar las personas implicadas en el proceso que estamos describiendo para garantizar que su contenido está lo suficientemente ajustado a la realidad. Se podrán realizar tantas revisiones como sean necesarias, hasta que se disponga del documento definitivo y pueda implantarse su uso.
Esta etapa es la más compleja de todo el proceso y la que nos va a ocupar más tiempo. Consiste en realizar las tareas y las actividades tal y como hemos establecido en los procedimientos o instrucciones. También habrá que recoger datos e información sobre el desempeño de los procesos, así como de consumos o generación de residuos. Durante el proceso, tendremos que realizar seguimientos para asegurarse de que realmente se siguen las instrucciones dadas, en caso contrario, tenemos que detectar porqué y actuar en consecuencia, realizando las correcciones necesarias en la documentación pertinente.
Esta norma parte de la base de que se conocen y cumplen ciertos requisitos legales laborales, como, por ejemplo, entrega y registro de entrega de EPIS, realización de reconocimientos médicos, evaluación de riesgos asociados al puesto de trabajo, plan de prevención, información al personal, etc.
Una vez que el sistema está implantado se realiza una comprobación completa del funcionamiento de éste y del cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia.
De este proceso pueden surgir desviaciones respecto a la norma, que deben ser subsanadas para enfrentarse con seguridad al último punto del proceso: la certificación.
Para más información consultar ¿Qué es una auditoría interna ISO 45001?.
Consiste en revisar el Sistema de Gestión de la SST para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. Esta revisión por la dirección se debe realizarse a “intervalos planificados”; lo común es realizarla, como mínimo, una vez al año. Fruto de este análisis se deben documentar las decisiones y las oportunidades relacionadas con la mejora continua, cualquier necesidad de cambio en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y las necesidades de recursos, en su caso.
Una vez que hemos realizado la implantación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, tal y como hemos comentado en el punto anterior, el siguiente paso para obtener el certificado ISO 45001 es iniciar el proceso de certificación.
Lo primero será que la organización decida con qué entidad acreditada quiere certificar su Sistema de Gestión. Posteriormente habrá que solicitar un presupuesto a dicha entidad. Se le solicitará a la organización la información necesaria (alcance del sistema, características de la organización, procesos, procesos subcontratados, normas a certificar, número de trabajadores, etc.) para la elaboración del presupuesto. Posteriormente, ya se puede empezar a planificar la auditoría de certificación según las disponibilidades de ambas partes.
La auditoría inicial de certificación se realiza en dos fases: auditoría de fase 1 y auditoría de fase 2. Con antelación suficiente a cada auditoría se enviará un plan de Auditoría para poder programar las actividades y garantizar la disponibilidad de los auditados.
Una vez completada la fase 1 se emitirá un informe con los hallazgos que pudieran dar lugar en la auditoria de fase 2, a no conformidades. El intervalo entre Fase 1 y Fase 2 debe ser el suficiente que permita al cliente resolver los problemas identificados durante la fase 1. Normalmente dicho intervalo debería ser superior a 2 semanas e inferior a 6 meses.
A la finalización de la auditoría de fase 2 se emitirá un segundo informe de auditoría en el que se incluirán, según corresponda, los hallazgos o desviaciones encontradas y las recomendaciones del equipo auditor respecto a la certificación.
Para que la entidad emita el certificado correspondiente es necesario tratar los comentarios en los plazos acordados, ya que, en caso contrario se podría llegar a cancelar el proceso de certificación.
La entidad certificadora revisará los informes de auditoría, acciones correctoras y cualquier otra información relevante y tomará la decisión en cuanto a la emisión del certificado, según corresponda.
El certificado será válido, normalmente, por un período de tres años desde la fecha en la que entidad certificadora decide su emisión. El mantenimiento de la validez de un certificado queda sometido al cumplimento de los requisitos de certificación y, generalmente, se realiza una vez al año.
Sinergias Empresariales acompaña a las organizaciones durante todo el proceso de certificación, hasta la emisión de los certificados.
Consiste en el desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión basado en la norma internacional ISO 45001. La duración de la intervención suele durar entre 2 y 6 meses dependiendo del tamaño, actividad y ubicaciones de la organización.
Visitamos las instalaciones de la organización si es factible y realizamos un diagnóstico previo para comprobar la metodología de trabajo de la organización y que elementos habría que desarrollar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 45001. En función de la información obtenida y de los plazos disponibles elaboramos un plan de trabajo que incluye:
Establecemos una periodicidad en las visitas (semanal, quincenal o mensual) dependiendo del plazo establecido con el cliente y de la disponibilidad y asignamos tareas y asuntos a tratar en las visitas, de forma que el cliente también pueda seguir con el avance previsto.
En ocasiones, la organización que quiere implantar un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ya dispone de otro Sistema de Gestión implantado (por ejemplo, ISO 9001 y/o ISO 14001), en este caso, un punto más del plan de trabajo sería integrar los requisitos comunes en la documentación ya existente. La integración de estas normas resulta sencilla ya que ambas cuentan con una estructura de alto nivel, es decir, que cuentan con la misma estructura general, unos títulos numeralmente idénticos y una misma terminología.
Consiste en el desarrollo y en la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ya implantado en la organización. En ocasiones, los sistemas se quedan obsoletos o antiguos si no se trabaja en ellos de forma continuada. Mediante este servicio aseguramos que el sistema se mantiene siempre al día de los últimos cambios de la organización y se realizan los seguimientos planificados.
En el caso de que se trate de una organización con la que hemos realizado la implantación ya conocemos el sistema y la metodología de trabajo de la organización, por lo que directamente estableceríamos un plan de trabajo. En caso contrario, realizaríamos una visita a las instalaciones para conocer el Sistema y detectar riesgos y acciones de mejora que lo desarrollen e impulsen.
Una vez conocidas las necesidades de la organización establecemos una periodicidad en las visitas. Pueden determinarse/pactarse visitas mensuales, trimestrales o cuatrimestrales, según las necesidades de la organización. Se determina también la duración del contrato de prestación del servicio.
El servicio de mantenimiento suele incluir:
Consiste en externalizar solo el proceso de realización de la auditoría interna al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, asegurando la independencia y la objetividad en los procesos auditados.
Realizamos una planificación y programación de la auditoría con la organización, concretando procesos que se quieren auditar, instalaciones, días y horarios. Con toda la información elaboramos un Plan de Auditoría, el cual es enviado a la organización para que puedan estar disponibles en los horarios indicados.
El/los día/s pactado/s se realiza la auditoría interna siguiendo, en medida de lo posible, el plan establecido y realizando entrevistas con los responsables, consultando documentos y registros como evidencia del cumplimiento de los requisitos.
Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a elaborar un Informe de Auditoría Interna. Dicho informe incluye la identificación del equipo auditor, las fechas y las ubicaciones auditadas, el alcance y criterios de la auditoría, los hallazgos y recomendaciones del equipo auditor. También incluye notas trazables relativas a los elementos auditados, personas entrevistadas, y documentos/registros consultados. La auditoría interna concluye con la comunicación de los resultados de la auditoria a la dirección.
Para más información acerca de la planificación de las auditorías ver: ¿Qué es una auditoría interna ISO 45001?.
Consiste en la externalización del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Es similar al servicio de mantenimiento, con la particularidad de que el consultor asume las funciones de responsable del SGSST, formando parte de la propia organización.
Se pactan visitas semanales, quincenales o mensuales y unas horas determinadas de trabajo en las que el consultor desarrollará todas las labores necesarias para mantener el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo al día, incluido el desarrollo e implantación de mejoras para garantizar la mejora continua. En caso el servicio también incluye:
El mantenimiento de un sistema de gestión ISO 45001 consiste en asegurarse, en el periodo entre auditorías, de que el desempeño de los procesos se realiza de manera sistemática.
Los consultores de Sinergias Empresariales realizan visitas (con una periodicidad variable, según las necesidades de la organización) para asegurar el correcto desempeño de los procesos en el periodo entre auditorías. Durante estas visitas periódicas (y pactadas con el cliente), realizamos labores de vigilancia y control para asegurar que se alcanzan los resultados planificados:
El principal beneficio de contratar un servicio de mantenimiento del sistema de gestión es tener la garantía de que éste se mantiene, en todo momento, en una situación de funcionamiento óptimo, susceptible de ser auditado por clientes o entidades en cualquier momento y sin necesidad de realizar esfuerzos suplementarios.
Para más información acerca del mantenimiento de un Sistema de Gestión: Mantenimiento ISO.
