El mantenimiento de un sistema de gestión basado en un esquema ISO consiste en asegurarse, en el periodo entre auditorías, de que el desempeño de los procesos se realiza de manera sistemática.
El servicio de mantenimiento debería proporcionar elementos para la mejora del desempeño de la organización, desarrollar herramientas que permitan implicar y concienciar al personal de la organización sobre la importancia de implementar prácticas correctas, y aportar información de valor para un análisis en profundidad sobre la eficacia y la eficiencia de la organización en relación con los requisitos de la/s norma/s de referencia.
Es habitual en algunas organizaciones que, una vez superada la auditoría externa (de certificación, de seguimiento o de renovación de certificado, según el caso), se entre en un estado de “relajación” en relación con el cumplimiento de los requisitos normativos y/o de la propia organización.
Como consecuencia, y pasado el tiempo y ante la proximidad de la siguiente auditoría, las organizaciones se ven abocadas a un sentimiento de “alarma” ante la aparición de posibles incumplimientos y/o de debilidades del sistema que pudieran poner en riesgo la continuidad de la certificación. Esto provoca, a su vez, una situación de estrés en la organización, y la realización de un esfuerzo extra (y el consiguiente coste en recursos) para tratar de alcanzar un estado de “mínimos aceptables” de cara a la inminente auditoría.
Por todo esto, es recomendable un mantenimiento y vigilancia continuadas del correcto desempeño de los procesos, del cumplimiento de los requisitos normativos y de los establecidos por la propia organización.
Los consultores de Sinergias Empresariales realizan visitas (con una periodicidad variable, según las necesidades de la organización) para asegurar el correcto desempeño de los procesos en el periodo entre auditorías. Durante estas visitas periódicas (y pactadas con el cliente), realizamos labores de vigilancia para asegurar que:
Además, durante las visitas de mantenimiento de un sistema de gestión, se detectan elementos susceptibles de mejora, y se planifican acciones o actividades para su implementación.
El principal beneficio de contratar un servicio de mantenimiento del sistema de gestión es tener la garantía de que éste se mantiene, en todo momento, en una situación de funcionamiento óptimo, susceptible de ser auditado por clientes o entidades en cualquier momento y sin necesidad de realizar esfuerzos suplementarios.
